Mermas | Virtuaalne korralduspartner ja virtuaalne assistent

Kes on virtuaalne korralduspartner?

Virtuaalne korralduspartner on paindlik tugi ettevõtjale või organisatsioonile, kes soovib osa korraldusülesandeid usaldada välisele partnerile. Koostöö maht saab muutuda vastavalt vajadusele.

Korralduspartner aitab idee teoks teha, mõtleb kaasa ning võtab enda peale kokkulepitud korraldusülesanded. Töö ulatus sõltub sellest, millist tuge konkreetsel sündmusel või koostöös vajad.

Idee

Eesmärk ja sündmuse mõte

Planeerimine

Tegevuskava, ajakava ja vajalikud osapooled

Ettevalmistus

Toimumiskoht, partnerid, registreerimine ja materjalid

Korraldus

Suhtlus, info liikumine ja korraldusdetailide koordineerimine

Toimiv sündmus

Läbimõeldud ja sujuvalt korraldatud tervik

Miks võtta appi korralduspartner?

Korralduspartneri väärtus ei ole ainult tehtud ülesannetes. Hästi korraldatud ettevalmistuses on vajalik info, tähtajad ja tegevused koondatud nii, et olulisi detaile on lihtsam õigel ajal märgata.

Otsustamiseks vajalik eeltöö saab tehtud

Toimumiskohtade, esinejate ja koostööpartnerite otsing, hinnapakkumiste küsimine ning info koondamine aitavad järgmisi valikuid teha.

Ettevalmistavad tegevused saavad õigel ajal tehtud

Registreerimine, osalejainfo ja muud kokkulepitud ülesanded ei pea jääma viimaste päevade peale.

Info saab ette valmistatud ja koordineeritud

Osalejate, esinejate ja koostööpartneritega seotud info saab korrastatud ning vajalik suhtlus õigeks ajaks ette valmistatud.

Järeltegevused saavad lõpuni viidud

Pärast sündmust saavad kokkulepitud järeltegevused tehtud, et vajalik info ja ülesanded ei jääks lihtsalt järgmise kiire asja varju.

Kes on Mermase taga?

Foto: Kristiina Ruben

Minu nimi on Merilin Kauksi. Olen virtuaalne korralduspartner ettevõtjale, koolitajale või organisatsioonile, kellel on vaja tuge sündmuste ettevalmistuse ja korraldusliku poolega.

Olen lõpetanud Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia huvijuhi eriala ning mul on üle 20 aasta kogemust erinevate sündmuste korraldamisel. Minu korralduskogemus ulatub festivalidest rahvusvaheliste delegaatide kohtumisteni nii Eestis kui ka välismaal.

Minu teine tugevus on tehnoloogiline taust. Olen õppinud Tartu Ülikoolis infokorraldust ja töötanud üle 15 aasta IT-valdkonnas. See on õpetanud mind vaatama korraldust mitte ainult ülesannete jadana, vaid tervikliku süsteemina: kuidas info liigub, millised tegevused korduvad ja kus saaks tööprotsessi lihtsamaks muuta.

Minu tugevused korralduspartnerina on eelkõige:

Korralduskogemus

Mitmekülgne kogemus festivalide, koolituste ja tööalaste sündmuste ettevalmistamisel ning korraldamisel.

Süsteemne tööviis

Oskus näha tervikpilti, korrastada infot ning hoida tegevused, tähtajad ja osapooled omavahel ühenduses.

Tehnoloogiline taip

IT-taust ja huvi digilahenduste vastu, mis aitavad korraldust lihtsustada ja vähendada käsitööd.

Teenused ja koostöövormid

Minu tavapärane koostöövorm on virtuaalne. Kohapealset tuge pakun ainult erandjuhtudel valitud sündmuste puhul ning see lepitakse kokku ja hinnastatakse eraldi.

Põhiteenus

Korralduspartneri teenused

Vali ühekordne ettevalmistustugi ühe konkreetse sündmuse jaoks või püsiv koostöö, kui korraldusabi on vaja regulaarselt. Sina juhid sündmust, mina võtan enda peale kokkulepitud korraldusülesanded. Püsikoostöös aitan lisaks hoida järge kogu ettevalmistuse käigul.

Ürituse ettevalmistustugi

380 € / sündmus, kuni 10 h

Ühekordne koostöö · Kuni 10 h · Lisatöö 38 €/h

Sobib, kui juhid sündmuse korraldamist ise, kuid soovid osa ettevalmistavatest ja administratiivsetest ülesannetest virtuaalsele partnerile delegeerida.

Toimumiskohtade, esinejate ja koostööpartnerite otsingu eeltöö
Osalejate info ja registreerimiste haldus
Hinnapakkumiste küsimine ja valikuks vajaliku info koondamine
Kutsete, meeldetuletuste ja vajaliku info ettevalmistamine
Korraldusinfo, kontaktide, ajakavade ja tööfailide koondamine ning korrastamine
Sündmuse järeltegevuste tugi

NB! Ettevalmistustugi toimib kõige paremini siis, kui sündmuseni on jäänud mõistlik aeg. Väga lühikese tähtajaga saan aidata ainult väiksemate ülesannetega.

Püsiv korralduspartner

Kuupõhine koostöö · Lisatöö 38 €/h

Sobib jätkukoostööks pärast esimest ühist projekti või sündmust, kui korraldusabi on vaja regulaarselt. Teenuse sisu on mõlemas mahus sama.

10 h / kuu Väiksem regulaarne töömaht

370 €

20 h / kuu Suurem järjepidev töömaht

700 €

Sündmuste ettevalmistuse seisu, tähtaegade ja järgmiste sammude jälgimine
Puuduolevate tegevuste märkamine ja neile tähelepanu juhtimine
Toimumiskohtade, esinejate ja koostööpartnerite otsing
Osalejate, esinejate ja partneritega seotud info koordineerimine
Hinnapakkumiste ja nendega seotud järeltegevuste jälgimine
Jooksvalt tekkivate korraldusülesannete enda peale võtmine

Lisateenused

Korraldust toetavad lisateenused

Vajadusel saan võtta enda peale ka seotud ülesandeid, mis aitavad infot, logistikat ja tööprotsessi sujuvamaks muuta.

Suhtluse ja infovoo korrastamine

alates 240 €

Ühekordne korrastamine · Töömaht ja hind lepitakse enne alustamist kokku

Sobib, kui korralduse ümber on tekkinud palju korduvaid kirju, küsimusi või hajali infot ning suhtlus vajab selgemat süsteemi.

Postkasti töövoo korrastamine, filtrid ja reeglid
Kirjamallide ja lihtvastuste loomine
Korduma kippuvate küsimuste koondamine
Lihtsamate automatsioonide seadistamise tugi

Hind sõltub korrastatava info mahust, vajalike mallide ja reeglite hulgast ning automatsioonide keerukusest.

Tööreiside ja sündmuste logistikatugi

alates 190 €

Töömaht ja hind lepitakse enne alustamist kokku · Lisatöö 32 €/h

Aitan planeerida tööreisi, delegatsiooni või sündmusega seotud transporti, majutust ja liikumisi. Broneeringud ja lõplikud valikud teeb klient ise.

Transpordi- ja majutusvõimaluste otsing ning võrdlus
Oluliste asukohtade vaheliste liikumiste planeerimine
Grupi või vajadusel individuaalsete liikumisplaanide koostamine
Ajakava, piletite ja muu logistilise info koondamine

Hind sõltub töömahust, marsruutide keerukusest ning sellest, kas vaja on ühiseid või individuaalseid liikumisplaane.

Materjalid ja digilahendused korralduse toetamiseks

hind kokkuleppel

Aitan luua sündmuse, koolituse või tööprotsessi jaoks vajalikke materjale ja lihtsaid digilahendusi.

Koolitus- ja infomaterjalide loomine ning kujundamine
Lihtsa ühelehelise maandumislehe loomine
Korraldusliku töövahendi või töölehe loomine
Väikese kalkulaatori, vormi või muu vajaduspõhise lahenduse loomine
Tööprotsessi lihtsustamine sobiva digivahendi või automatiseerimise abil

Teenused ei hõlma keerukaid integratsioone, serverihaldust ega mahukat tarkvaraarendust. Fookus on korraldust toetavatel lahendustel.

Räägime sinu vajadustest

Kui korraldamine sööb sinu aega, annan selle sulle tagasi.

Kes on virtuaalne korralduspartner?

Miks võtta appi korralduspartner?

Kes on Mermase taga?

Teenused ja koostöövormid

Korralduspartneri teenused

Korraldust toetavad lisateenused

Näidistööd

Mida kliendid ja koostööpartnerid räägivad

Täiendõpe ja erialane võrgustik

Räägime, kuidas saan sind aidata

Kui korraldamine sööb sinu aega, annan selle sulle tagasi.

Kes on virtuaalne korralduspartner?

Miks võtta appi korralduspartner?

Kes on Mermase taga?

Teenused ja koostöövormid

Korralduspartneri teenused

Korraldust toetavad lisateenused

Näidistööd

Mida kliendid ja koostööpartnerid räägivad

Täiendõpe ja erialane võrgustik

Räägime, kuidas saan sind aidata

Kontakt